Yhteystiedot

Kuoronjohtaja Matias Lahti 0503466394

Lapsen ääni -kuoron tukiyhdistys,

puheenjohtaja Eveliina Kinnunen 0408313043

tiedotusvastaava Tytti Liukkonen 0505380246

kotisivujen päivittäjä Meri Romppanen 0443290986

 

 

Tietosuojaseloste

1a Rekisterinpitäjä

 

Lapsen ääni -kuoron tukiyhditys ry

Riihivuorentie 140, 40950 Muurame

040 8313043 /Eveliina Kinnunen

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

 

Kirsi Koivisto, tukiyhdistyksen sihteeri

Kalevantie 11, 41800 Korpilahti

kiikki.koivisto@gmail.com 0443550790

 

3. Rekisterin nimi

 

Lapsen ääni -kuoron osallistujarekisteri, kuoroyhdistyksen jäsen- ja kannattajajäsenrekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Osallistujarekisterin tarkoitus on kerätä tarpeellinen tieto Lapsen ääni -kuoroon ilmoittautuneista. Tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin: tiedotus, opetuksen järjestäminen, leiripäivien ruokailu, konsertti- ja leirikyytien järjestäminen, laskutus, kuvien julkaiseminen kuoron ulkoiseen viestintään käyttämissä kanavissa (mm. Facebook, Instagram ja nettisivut) sekä muussa mediassa.

Jäsen- ja kannatusjäsenrekisterin tarkoitus on jäsenasioiden hoitaminen. Jäsentietojen ja jäsenmaksutietojen käsittely ja seuranta sekä jäsenistöä koskevien tilastotietojen kerääminen. Yhdistyksen toiminta, kuten jäsentiedotteiden lähettäminen, yhteydenpito jäseniin ja kokouskutsujen tiedoksi antaminen jäsenille edellyttävät jäsentietojen käsittelyä, joten kyseisen rekisterin muodostaminen on tarpeellista ja asianmukaista.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Osallistujarekisterin tietosisältö:

  1. Lapsen nimi ja syntymävuosi
  2. Tasoryhmä
  3. Huoltajan nimi ja puhelinnumero
  4. Osoite
  5. Huoltajan sähköpostiosoite
  6. Kuvauslupatiedot
  7. Erityisruokavalio

 

Jäsen- ja kannattajajäsenrekisterin tietosisältö:

  1. Tieto jäsenyydestä tai kannattajajäsenyydestä
  2. Nimi (yksityishenkilö tai yritys)
  3. Puhelinnumero
  4. Osoite
  5. Sähköpostiosoite
  6. Tieto maksetusta jäsenmaksusta

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilörekisteriin kirjattavat tiedot saadaan huoltajan ja/tai jäsenen omalla ilmoituksella ilmoittautumis – ja kuvauslupalomakkeen, whatsupp-viestin tai sähköpostin kautta.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Osallistujarekisterin tietoja luovutetaan välttämättömin osin vain kuoronjohtajan, tukiyhdistyksen hallituksen puheenjohtajan, sihteerin ja rahastonhoitajan käyttöön.

Lisäksi osallistujarekisterin avulla voidaan laatia nimilistoja erillisiin kuorotapahtumiin (esim. kuoroleirit ja kuoromatkat) liittyvien järjestelyjen organisoimiseksi tapahtumista vastaavan henkilön käyttöön.

Kuoron rahastonhoitajalle luovutetaan nimet, sähköpostiosoitteet ja osoitteet toimintamaksujen laskutusta varten. Perusteena jäsenyyden hoitaminen (rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen toimeenpano).

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yksittäisen osallistujan tai jäsenen yksilöiviä tietoja ei luovuteta. Jäsenrekisteristä koottuja tilastotietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen maailmanlaajuiselle kattojärjestölle ja sisarjärjestöille esimerkiksi toiminta-avustuksien anomiseksi tai harrastajien kokonaismäärien toteamiseksi.

Poikkeus tietojen siirtoon on Google Drive -palvelu, jossa rekisteritietoja säilytetään. Google Inc. voi tallentaa käyttöehtojensa mukaisesti tallennettuja tietoja EU:n ulkopuoliseen datakeskukseen. Google Inc. kuuluu Privacy Shields -yritysten listaan, jolla on GDPR:ään rinnastettava tietosuoja. https://www.privacyshield.gov/list

 

9. Tietojen säännönmukainen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan. Kuorolaisen jäsenyyden päättyessä tiedot hävitetään. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. Valokuvien käyttöoikeudet jäävät kuoroyhdistykselle.

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

  1. Manuaalinen aineisto

Kaikki jäsentieto pyritään säilyttämään sähköisessä muodossa

  1. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Tietoja säilytetään Google Drive -palvelussa, jossa ne on suojattu asianmukaisin salasanoin ja käyttäjätunnuksin. Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajalla, sihteerillä ja rahastonhoitajalla sekä kuoronjohtajalla on rekisteriin pääsyoikeus.

 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

– Oikeus tarkistaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa.

– Oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan tiedon korjaamista.

– Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin. Tätä oikeutta ei kuitenkaan sovelleta, mikäli rekisterinpitäjällä on tarve tietojen käsittelyyn tietosuoja-asetuksen artiklan 17 kohdan 3 jonkin perusteen mukaisesti.

– Oikeus rajoittaa henkilörekisteriin talletettujen tietonsa käsittelyä, jos jokin tietosuoja-asetuksen artiklan 18 kohdan 1 tapauksista täyttyy (esim. jos tiedot eivät pidä paikkaansa tai käsittely on lainvastaista). Kaikkia edellä mainittuja oikeuksia koskevat pyynnöt osoitetaan Lapsen ääni -kuoron tukiyhdistys ry:n sihteerille sähköpostitse. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.